El correo electrónico ha sido una herramienta digital imprescindible en nuestros días, lo utilizamos a diario ya sea con fines personales o laborales, y cada vez es más simple abrir una cuenta de correo ya sea con Gmail, Hotmail, Yahoo! o algún otro servicio gratuito. Pero ¿por qué es importante tener una cuenta institucional?
Existen diversas razones por las cuales es importante que utilices un correo con la extensión del nombre de dominio de tu organización por ejemplo contacto@miorganizacion.org, te nombramos algunas:
Identidad. Recuerda que un dato que nunca debe faltar en tus tarjetas de presentación es el correo electrónico y será uno de los datos que más estarán viendo las personas que desean comunicarse con tu organización, por lo que forma parte de parte de tu imagen institucional. Esto le dará seriedad y profesionalismo a tu organización.
Personal. Podrás elegir los nombres que tendrán las cuentas de correo, no dependes de los nombres que haya disponibles. Cada vez que sea necesario puedes crear nuevas cuentas de correo electrónico con el nombre que requieras, dejando atrás la combinación de números con nombres para poder abrir tu cuenta; además podrás aperturar cuentas de las distinta áreas de tu organización como procuracion@miong.org.
Seguridad. El contar con cuentas de correo electrónico institucionales te dará certeza que la información que sea compartida a través de dichas cuentas sólo será del dominio de tu organización; cuando utilizas cuentas de servicios gratuitos como Gmail, Yahoo!, etc., algún tercero podría abrir una utilizando el nombre de tu organización y hacer mal uso de tu nombre, pedir información a nombre de tu organización o solicitar donativos; cuando utilizas sólo cuentas institucionales tienes el control de quien y que cuentas son de tu organización.
Control. La rotación de personal es un tema importante en las organizaciones, cuando empleas correos de servicios gratuitos no tienes control de dichas cuentas, los usuarios que las crean pueden cambiar las contraseñas en cualquier momento o incluso apropiarse de ellas o bien darlas de baja, dejando a tu organización sin la posibilidad de disponer de la información contenida en dichas cuentas; además del riesgo que se corre si se da mal uso de la información.
Recaudación de Fondos. Si bien no es un hecho, muchas empresas o instituciones solicitan como requisito tener cuentas institucionales para poder acceder a convocatorias o apoyos.
También te permitirá promocionar tu sitio web, ya que cada vez que vean tu cuenta de correo electrónico tendrán a la vista la dirección de tu sitio web, por ejemplo: direccion@miorganizacion.org
Existen muchas razones para utilizar cuentas de correo institucionales, pero recuerda que mucho tiene que ver con la imagen que quieres proyectar de tu organización.
