Si alguna vez te has encontrado en medio de un proyecto donde nadie sabe exactamente quién hace qué, entonces sabes lo frustrante que puede ser. Los correos se acumulan, las reuniones se alargan innecesariamente y las tareas se duplican (o peor aún, se quedan sin hacer) todo por una simple razón, no hay claridad en los roles.
Esto es más común de lo que parece, especialmente en proyectos donde participan varias personas con distintos perfiles, responsabilidades y niveles de involucramiento, y aunque la colaboración es fundamental, también lo es tener orden.
Aquí es donde entra una herramienta sencilla pero muy efectiva, la matriz RACI, aunque su nombre suena a algo muy técnico, en realidad es bastante fácil de entender, hacer e implementar y una vez que la usas, se vuelve una de esas herramientas que querrás aplicar en todos tus proyectos.
En Digilópolis nos encanta compartir herramientas prácticas que te ayuden a organizarte mejor, tomar decisiones más claras y avanzar sin enredos. La matriz RACI es una de esas joyas que vale la pena tener a la mano cada vez que te enfrentas a un nuevo proyecto.
¿Qué es la matriz RACI?
La matriz RACI es una herramienta que te ayuda a dejar bien claro quién hace qué dentro de un proyecto, así de simple; sirve para definir roles y responsabilidades de manera ordenada y visual, lo cual es clave cuando hay varias personas o equipos involucrados.
Su nombre viene de las iniciales en inglés de cuatro palabras que representan los distintos tipos de participación que puede tener una persona en una tarea:
R – Responsible (Responsable): Es quien se encarga de ejecutar la tarea, puede ser una persona o un equipo, pero al final es quien “hace el trabajo”.
A – Accountable (Autoridad o quien da el visto bueno): Es quien tiene la última palabra, es la persona responsable de revisar que la tarea esté bien hecha y se entregue. Es recomendable que solo haya una persona que cumpla esta tarea.
C – Consulted (Consultado): Aquellas personas cuya opinión es importante, no hacen la tarea, pero se les consulta porque tienen experiencia o conocimientos clave.
I – Informed (Informado): A quienes se les mantiene al tanto, no participan activamente ni toman decisiones, pero necesitan saber lo que está pasando.
Lo interesante de esta matriz es que, en lugar de que todos estén en todo (y al mismo tiempo en nada), ayuda a definir claramente qué papel tiene cada quien en cada paso del proyecto, así, las tareas avanzan sin confusiones, sin duplicidades y con mucho más orden.
¿Cómo se hace una matriz RACI?
Hacer una matriz RACI es más fácil de lo que parece, no necesitas herramientas complejas ni conocimientos técnicos, de hecho, puedes armarla con una simple tabla en Excel, Google Sheets, una libreta o incluso en una pizarra si estás en una reunión presencial. Te compartimos algunos pasos que puedes seguir:
Haz una lista de tareas o actividades
Piensa en todo lo que implica tu proyecto, desde planear, ejecutar, revisar y entregar, hasta actividades complementarias como presupuestos, aprobaciones, seguimiento, etc., entre más específico seas, mejor.
Define los roles o personas involucradas
No hace falta usar nombres completos; puedes escribir los cargos, áreas, equipos o nombres si lo prefieres, por ejemplo, “Coordinación”, “Diseño”, “Cliente”, “Administración”, etc.
Crea una tabla (y elige el formato que más te funcione)
Existen distintas formas de organizar una matriz RACI, pero las dos más comunes son:
Formato por tipo de responsabilidad (clásico horizontal):
En este formato, las filas contienen las actividades o tareas del proyecto, y las columnas se dividen según los roles RACI: Responsable, Aprobador, Consultado e Informado.
En cada celda se escribe el nombre de la persona, equipo o área que desempeña ese papel en cada actividad.
Este tipo de tabla es muy útil cuando quieres visualizar rápidamente quién tiene cada tipo de participación en cada tarea, sin complicarte con muchas letras ni combinaciones.
Formato por función o área:
Este formato organiza la tabla colocando las actividades en las filas y las áreas, departamentos o personas involucradas en las columnas.
En cada celda se indica el rol que corresponde con una letra: R (Responsable), A (Aprobador), C (Consultado), I (Informado).
Es ideal para proyectos donde participan varios equipos o funciones, y necesitas tener una visión general del rol que tiene cada área en cada parte del proyecto.
Ambos formatos funcionan bien; lo importante es que te ayuden a dar claridad desde el inicio. Puedes armar tu matriz en Excel, Google Sheets, una libreta o incluso en una pizarra si estás en una reunión presencial, lo esencial es que sea fácil de consultar y útil para organizar el trabajo.
Asigna los roles RACI para cada tarea
Pregúntate:
– ¿Quién debe ejecutar esta actividad? (R)
– ¿Quién tiene la última palabra o aprueba el resultado? (A)
– ¿A quién se debe consultar antes de avanzar? (C)
– ¿Quién necesita estar informado? (I)
Revisa que no haya confusiones
Lo más recomendable es que por tarea hay una sola persona con el rol A (quien aprueba), y al menos una con R (quien ejecuta), evita que todos tengan todas las letras en todo, la idea es aclarar, no complicar.
¿Por qué vale la pena usar una matriz RACI?
A veces lo que frena un proyecto no es la falta de ideas, tiempo o recursos, es la falta de claridad; las tareas se atrasan porque no estaba claro quién debía hacerlas, se repiten trabajos porque dos personas pensaban que era su responsabilidad o simplemente no se toman decisiones porque nadie sabe quién tiene la autoridad para hacerlo. Es en ese momento donde la matriz RACI hace toda la diferencia.
Estos son algunos de los beneficios más importantes que puedes obtener al aplicarla:
Evitas confusiones. Todos saben qué se espera de ellos y de los demás, no hay necesidad de adivinar ni asumir.
Mejoras la comunicación. Al definir a quién consultar y a quién mantener informado, se reduce el ruido y los mensajes llegan a quien deben llegar.
Ahorras tiempo. Se reducen los malentendidos, los retrabajos y las aprobaciones eternas que pasan de mano en mano sin rumbo claro.
Facilitas la rendición de cuentas. Cuando alguien tiene asignado el rol A o R, también tiene claridad sobre su nivel de responsabilidad, eso ayuda a que todos estén más comprometidos con el resultado.
Haces visible el flujo de trabajo. Muchas veces creemos que todo lo tenemos en la cabeza, hasta que algo se pasa por alto, por lo que la matriz RACI te da una vista general del proyecto, como un mapa compartido.
Lo mejor es que funciona sin importar el tipo de proyecto o el tamaño del equipo, puede ayudarte en una campaña digital, un evento escolar, una colaboración con aliados o la gestión de un voluntariado, donde haya tareas compartidas, la matriz RACI puede ser una gran aliada.
Consejos para sacarle el máximo provecho
Como toda herramienta, la matriz RACI funciona mejor cuando se usa con intención y de manera constante. Te compartimos algunos consejos que pueden ayudarte a implementarla sin complicaciones:
Hazla al inicio del proyecto, no esperes a que haya confusión para organizar los roles. Mientras antes la definas, más fluido será todo el proceso.
Involucra al equipo en su construcción, si todos participan en definir sus roles, habrá mayor compromiso y entendimiento, además, pueden surgir detalles que se te habrían pasado por alto trabajando solo.
Evita que una persona tenga todos los roles, a veces, por querer avanzar rápido, se concentra todo en una sola persona, eso no solo genera sobrecarga, también hace que los demás se desconecten del proyecto.
No dupliques el rol de autoridad (A), por cada tarea debe haber una sola persona que tenga la última palabra, si hay más de una, las decisiones se diluyen o se atrasan.
Mantén la matriz visible y actualizada, guárdala en un lugar accesible para el equipo y ajústala si el proyecto cambia, no tiene sentido tener una matriz perfecta que nadie consulta.
Úsala como una guía, no como una camisa de fuerza, la idea no es burocratizar los procesos, sino organizarlos, la matriz RACI debe ayudarte a trabajar mejor, no complicarte la vida.
Cuando descubres lo útil que puede ser esta herramienta, te das cuenta de que no es solo para grandes empresas o equipos técnicos, cualquier persona que coordine proyectos desde campañas de comunicación hasta eventos comunitarios o colaboraciones entre áreas, puede beneficiarse de tener claridad desde el principio.
¿Te animas a probarla en tu próximo proyecto?
